Efisiensi Waktu dan Rapat

October 18, 2008 in Work

Kalau kita diundang rapat, kita selalu memperhatikan waktu mulainya.  Tapi menurut saya yang paling penting itu kita perhatikan waktu selesainya.  Apakah kita beresdia menghabiskan waktu sebanyak itu.

Saya rasa selama waktu saya banyak habis untuk rapat-rapat.  Rapat pasti penting.  Tapi berpa mahal kita harus bayar? Jadi waktu rapat juga harus diatur dengan ketat.  Karena rasanya rapat yang paling banyak menyita waktu saya.

Kalau benar pepatah bahwa waktu adalah uang, maka kita harus serius mengelola waktu.  Sama seriusnya dengan mengelola uang.  Jadi ada akunting, ada budgeting, ada cost control.  Selain diberlakukan pada uang, hal itu diberlakukan juga pada waktu rapat.

Semakin banyak orang yang hadir, semakin mahal biaya waktu yang dihabiskan.  Semakin kita harus berhemat waktu.  Karena kita mengambil waktu produktif orang-orang erlalu banyak.

Kita baca undangannya, dan periksa waktu rapatnya.  Misalnya jam 9:00-11:00.  Maka pastikan rapat tidak pernah lewat jam 11:00.  Kadang-kadang keasikan rapat.  Tidak peduli.  Jam 11:00 harus selesai.  Ata terlambat mulai.  Tidak peduli.  Harus tutup jam 11:00.

Saya belajar bahwa kalau kita punya kebiasaan tutup rapat tepat waktu, maka orang akhirnya punya persepsi bahwa ia harus datang tepat waktu juga.  Sebagai contoh, nonton bioskop.  Orang buru-buru sebenarnya bukan saja karena mulainya tepat waktu.  Tapi juga karena berakhir tepat waktu.  Dia rugi hanya nonton sepotong.

Sekarang saya berjanji dalam hati.  Kalau ada undangan rapat dengan bunyi penetapan waktu : Jam 13:00 sampai selesai, saya malas datang.  Ini sama dengan kita membuat rencana pengeluaran yang tidak terbatas.  Habis dong harta saya.